Представление во ВНИИДАД научного доклада генерального директора ООО «ДокМенеджмент Консалт»

28 июня в режиме видеоконференции ВНИИДАД провел представление научного доклада С.Э. Ульянцевой, кандидата исторических наук, генерального директора ООО «ДокМенеджмент Консалт» на тему «Методика проектирования целевой модели безбумажного документооборота и электронного архива с применением эталонной модели и нотации моделирования документных процессов DMC».

Автор научного доклада в течение продолжительного времени принимает участие в решении практических задач по постановке системы управления документами на предприятиях и в организациях с применением информационных технологий. По мнению автора, представленная работа находится на стыке нескольких предметных областей: документоведения, архивоведения, информационной безопасности, информационных технологий в области автоматизации управленческих процессов, проектного управления, риск-менеджмента и информационного менеджмента.

В докладе были рассмотрены проблемы:

  • место предлагаемого метода проектирования целевых моделей в теории документоведения;
  • недостатки известных методов проектирования целевых моделей и преимущество предлагаемого метода;
  • составляющие предлагаемого метода проектирования целевых моделей;
  • оценка эффективности и проведенная апробация предлагаемого метода проектирования целевых моделей.

Одной из главных проблем, упомянутых в докладе и тормозящих процесс перехода на безбумажный документооборот, является отсутствие технико-методологического решения с готовыми правилами и алгоритмами выполнения обязательных подготовительных работ, направленных на практическую реализацию национальной программы цифровой трансформации.

В качестве гипотезы исследования предлагается разработать такое технико-методологическое решение и включить его в проектные технологии, по которым внедряются информационные продукты.
Предлагаемая методика устанавливает требования к последовательно реализуемым процедурам обязательных методических работ:

  • проведению информационного обследования документооборота;
  • проектированию целевой модели документооборота;
  • регламентации документооборота;
  • организации центра компетенций по документообороту.

В состав методики входят:

  • алгоритмы и правила проведения информационного обследования;
  • технико-методологическое, правовое обоснование выполнения работ;
  • требования к оформлению результатов каждого этапа работ.

В докладе были отмечены такие недостатки известных способов проектирования целевых моделей документооборота и электронного архива, как высокая трудоемкость работ, отсутствие в составе рабочих групп методологов по управлению документами, направленность на бумажные модели документооборота (необходимость поддерживать бумажную и электронную системы документооборота) и др.

Предлагаемый способ проектирования целевых моделей документооборота, по мнению докладчика, имеет ряд преимуществ, в том числе: методика содержит недостающие инструменты (эталонную модель документооборота и нотацию для моделирования документных процессов). Применение методики может повлиять на рентабельность проектных работ и конечную эффективность внедренной информационной системы.

Как обозначила в своем докладе С.Э. Ульянцева, предполагаемый способ проектирования целевых моделей документооборота позволил бы:

  1. разработать технико-методологическое решение;
  2. апробировать технико-методологическое решение на ряде предприятий;
  3. подготовить и опубликовать монографии по теме научного исследования;
  4. разработать ряд учебных программ.

В ходе обсуждения научного доклада были затронуты вопросы, заинтересовавшие участников видеоконференции:

  • перспективы развития нормативной правовой базы по результатам
    внедрения предложенной методики;
  • сохранение аутентичности электронных документов, особенно
    при длительном или постоянном их хранении;
  • соотношение предложенной системы оценки документооборота и
    экспертизы ценности документов;
  • применимость методики к оценке процесса документообразования в федеральных органах исполнительной власти, органах государственной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях в условиях строгой регламентации их деятельности;
  • насколько был учтен и использован отечественный и зарубежный опыт подобной работы и другие.

В результате обсуждения автору было рекомендовано более четко определить место исследования в общей теории документоведения путем проведения систематического историографического анализа. Поскольку автор связала актуальность своего исследования с реализацией национального проекта «Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации»» было высказано предложение о придании работы большей практической ценности и направленности. Также был затронут вопрос об анализе и использовании зарубежной практики в сфере управления документами.

Представление научного доклада С.Э.Ульянцевой явилось первым научным обсуждением, когда на суд слушателей представляется научная работа специалиста, не являющегося сотрудником института. Данный опыт и формат научного обсуждения присутствующим показался актуальным и интересным, поэтому было принято решение продолжить практику заслушивания научных работ в таком формате. ВНИИДАД рассмотрит предложения всех заинтересованных специалистов, желающих принять участие в последующих мероприятиях.

Видео-запись доклада «Методика проектирования целевой модели безбумажного документооборота и электронного архива с применением эталонной модели и нотации моделирования документных процессов DMC».