Уважаемые коллеги!

ВНИИДАД разработал и представляет на обсуждение первую редакцию проекта национального стандарта ГОСТ Р ……— …. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Логическая структура, состав метаданных документов и требования к их содержанию». Пояснительная записка к проекту национального стандарта.

Целесообразность разработки была определена в рамках проводимых ежегодно по заданию Федерального архивного агентства научно-исследовательских работ по темам ««Исследование международных стандартов и проектов международных стандартов ИСО и других материалов по управлению документами. Определение целесообразности разработки на их основе соответствующих национальных стандартов Российской Федерации» и «Мониторинг документооборота в федеральных органах исполнительной власти и перехода федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот».

Объектом стандартизации является управление документами — область управления, обеспечивающая эффективное и систематическое создание, получение, сохранение, использование, передачу на хранение или уничтожение документов, включая процессы ввода в систему и сохранения доказательств и информации о деловой деятельности и транзакции (обмене информацией) в виде документов.

Аспектом стандартизации является одно из средств управления документами – логическая структура (схема метаданных документов) — показывающая отношения между метаданными и элементами метаданных документов, определяющая степень обязательности метаданных для документов и представляющая их описание с точки зрения предметной области. Стандартизация указанного аспекта направлена на унификацию состава и содержания метаданных документов в информационных системах, обеспечивающих процессы работы с управленческой и иной документацией (документных системах), в частности – в системах электронного документооборота и системах хранения электронных документов.

Планируется, что он может применяться при организации документных систем органами власти и организациями вне зависимости от их подчиненности и форм собственности.

Разработка национального стандарта позволит обеспечить:

  • формирование системного подхода к данным, описывающим документы, в том числе и электронные, на всем протяжении их жизненного цикла;
  • формирование единых требований к данным при разработке государственных информационных систем, в которых обеспечивается регистрация, учет и обращение электронных документов;
  • формирование единых требований к данным при разработке систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов в архивах государственных органов, местного самоуправления и организаций;
  • поддержку разработки информационных систем, обеспечивающих учет документов Архивного фонда Российской Федерации и хранение электронных архивных документов на основании единого подхода;
  • формирование требований к обеспечению сохранности метаданных электронных документов.