Тезисы Конференции: «Результаты научно-исследовательской деятельности ВНИИДАД в 2021 г.»

«Проблемы Разработки проекта Перечня типовых документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности, с указанием сроков хранения»
Кюнг П.А., директор ВНИИДАД, канд.ист.наук

Актуальность темы обусловлена тем, что на современном этапе важнейшие ориентиры развития российского общества, намеченные в документах стратегического планирования (национальный проект «Наука», государственная программа «Научно-технологическое развитие Российской Федерации на 2019-2030 годы») связаны с осуществлением фундаментальных и прикладных исследований, развитием форм интеграции науки и производства, реализацией инновационных проектов в различных отраслях экономики. Все это ведет к росту объема и значения документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности, которые необходимо сохранить в составе Архивного фонда Российской Федерации. Сроки хранения данной категории документов определяются Перечнем типовых документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности, с указанием сроков хранения. Видовой состав отраженных в Перечне документов и сроки их хранения были приведены в соответствие с изменившимся законодательством, новыми положениями межгосударственных и национальных стандартов, вступивших в силу за последние 10 – 15 лет с момента разработки Перечня с аналогичным названием, утвержденного приказом Минкультуры России в 2007 г., и с практикой, в ходе которой появляются новые виды научно-технической деятельности и фиксирующая их документация. Кроме того, Правительством Российской Федерации 26 марта 2020 года было дано поручение №ДЧ-П44-2409 федеральным органам исполнительной власти обеспечить разработку и утверждение перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения». Это работа должна быть проведена в 71 федеральном государственном органе, на 18.02.2022 г. ЦЭПК при Росархиве согласовано 10 перечней. Учитывая, что в деятельности федеральных органов исполнительной власти и подведомственных организаций образуется значительное количество научно-технической документации, без актуального Перечня НТД они не смогут качественно разработать свои перечни.

При разработке проекта Перечня наиболее значимыми были следующие проблемы:

  1. проблемы структуры Перечня НТД (выявление и классификация видов деятельности, вопрос о включении управленческой документации, выбор ведущего признака классификации разделов);
  2. проблемы нормативного регулирования (терминология, перевод международных стандартов, отсутствие нормативного определения понятий, противоречия в нормативной базе);
  3. соотношение научно-технической документации и связанной с ней управленческой документации;
  4. «размежевание» систем документации, возникающих в смежной деятельности (информационные и коммуникационные технологии, электросвязь и телекоммуникационные технологии, защита информации);
  5. проблемы звенности перечня;
  6. актуализация системы принципов и критериев для установления сроков хранения видов документов и их комплектов.

Последовательность разделов нового Перечня определена в соответствии с Федеральным законом от 23.08.1996 № 127-ФЗ «О науке и государственной научно-технической политике» и Федеральным законом от 29.12.2004 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов». Разделы Перечня следуют в следующем порядке: деятельность, связанная с теоретическими исследованиями; научно-техническая деятельность, связанная с прикладными исследованиями; производственная деятельность; обеспечивающие виды деятельности (техническая регламентация, сертификация, надзор и контроль, управление интеллектуальной собственностью). Разделы были укрупнены в соответствии с нормативной базой. Например, все стадии цикла объекта недвижимости от проектирования до ремонта согласно действующем Градостроительному кодексу РФ относятся к градостроительной деятельности. Поэтому вся документация, отражающая данную деятельность, отнесена к одному разделу Перечня НТД (Раздел 6 «Градостроительная деятельность»). В перечень добавлен раздел 9 («Геодезическая и картографическая деятельность»), подраздел по защите информации.

Проблема разграничения научно-технической и управленческой документации связана с утверждением Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 №N 236, зарегистр. Минюстом России 06.02.2020 № 57449) и необходимостью исключения дублирования состава статей в звеньях типовых перечней, разработка и утверждение которых отнесены к полномочиям Росархива. Это разграничение достигнуто путем сосредоточения документов по организации, планированию и управление научной, научно-технической и инновационной деятельностью в подразделе 1.1.

При формулировании наименований разделов и подразделов был разработан словарь терминов, закрепленных нормативными актами и стандартами. При этом было выявлено отсутствие нормативно закрепленных терминов (например, «НИОКТР») и отсутствие разграничений в их трактовке («технический контроль» и «надзор за промышленной безопасностью»).

Предложенная звенность проекта Перечня НТД различается для разделов, так как перечень НТД является особым типом перечня, который объединяет виды документов, связанные с разными направления деятельности, системами документации, существенно отличающимися как по составу документов, так и по субъектам деятельности, фондообразователям и их функциям. При этом для всех разделов соблюден единый принцип построения звенности в соответствии с процессным подходом, последовательностью этапов работы с документами:

  • заказ;
  • разработка;
  • согласование, экспертиза;
  • утверждение;
  • внедрение и эксплуатация;
  • учет, контрольно-надзорная деятельность.

В предлагаемой разработчиком схеме построения структуре количество звеньев в разделах Перечня НТД колеблется от 3 до 5.

При определении сроков хранения разработчики руководствовались принципами, сложившимися в 1970 годы.

При этом можно выделить два подхода:

  • наибольшее значение имеют комплекты, которые отражают реальных объект проектирования (конструирования), позволяющие производить изготовление изделия – рабочая документация (в отношении конструкторской документации);
  • для изучения истории развития науки и техники надо иметь комплект НТД, дающий исчерпывающее представление об окончательных инженерно-технических или архитектурно-планировочных решениях, о месте данной разработки в технической базе отрасли, о всех технологических и архитектурно-планировочных особенностях и новациях этих разработок, о сводных технико-экономических и производственных характеристиках объекта (изделия) – в отношении проектной документации.

В итоге разработки проекта Перечня НТД разработчики пришли к следующим выводам:

  1. существует необходимость доработки теории экспертизы ценности НТД на втором ее этапе – анализа видового состава документов и комплектов;
  2. происходит увеличение видов типовой научно-технической и производственной деятельности, рост числа разделов Перечня (добавление картографической документации, документации по ядерным отходам, гидротехническим сооружениям, защите информации);
  3. происходит возрастание роли контрольно-надзорных, экспертных органов и связанных с их деятельностью систем документации;
  4. статьи проекта перечня НТД формулировались в соответствии с комплексами и комплектами документов.

Перечень НТД был согласован ЦЭПК при Росархиве 24.12.2021, приказ Федерального архивного агентства от 28.12.2021 № 142 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 02.02.2022 № 67095.

«Проблема включения в проект Перечня типовых документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности документов, связанных с созданием и эксплуатацией информационных технологий и систем»
Афанасьева Л.П., заведующий отделом архивоведения ВНИИДАД, канд.ист.наук

При разработке Перечня НТД авторы большое внимание уделили вопросам влияния информационных технологий на состав научно-технической документации. В 1990-2010 – е годы ВНИИДАД разрабатывались специальные перечни машиночитаемых (электронных) документов и рекомендации по их отбору на хранение.

На начальном этапе работы члены ВТК полагали, что оно связано с появлением новых видов и комплектов документов – таких, как электронные модели, макеты, чертежи, спецификации, электронное дело изделия, информационные модели объектов капитального строительства, BIM-модели – которые должны быть отражены в статьях нового Типового перечня. Однако выяснилось, что это влияние гораздо шире. В частности, каждый вид деятельности, вынесенный в отдельный раздел Перечня НТД, связан с ведением каких-либо информационных систем, с помощью которых осуществляется учет, регистрация, контроль, мониторинг и другие функции государственных органов и организаций. Это создает проблему разграничения общей документации, связанной с информационными технологиями и системами, и документации, связанной с конкретной ФГИС, реестром, кадастром, фондом (входные формы и отчеты, журналы ввода данных, выписки, свидетельства, регламентирующая документация). Кроме того, использование интегрированных систем создает проблему разграничения документации, относящейся к разным видам деятельности. Например, в настоящее время государственный экологический мониторинг осуществляется посредством создания единой федеральной государственной информационной системы – государственного фонда данных, а также соответствующих систем в субъектах Российской Федерации. Мониторинг отнесен разработчиками к разделу 8 («Охрана окружающей среды»), связанному с главной, природоохранной, целью этой деятельности согласно Федеральному закону «Об охране окружающей среды» (Ст. 1) Но существует проблема разграничения документов разделов 7 («Изучение и использование природных ресурсов») и 8 («Охрана окружающей среды»), так как цели мониторинга шире, он предполагает изучение и для экономического использования ресурсов (например, маркшейдерию), которое относится к разделу 7.

Процессы информатизации и цифровизации всех сфер жизни общества оказывают влияние на состав научно-технической документации. В связи с этим один из разделов проекта Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности (далее – проект Перечня НТД) включает результаты документирования создания, внедрения и эксплуатации информационных систем и информационных технологий.

Документы, фиксирующие эти процессы могут быть классифицированы следующим образом:

  • системы документации, связанные с проектированием и внедрением информационных систем, технического и программного обеспечения;
  • документы, образующиеся в процессе эксплуатации системы (ведения и использования).

В действующий перечень НТД, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, года указанная документация также включена. Однако в наименование и структуру соответствующего раздела внесены изменения. В подраздел 13.1 и 2.1 также, как и в 2007 г. включены управленческие документы, связанные с организацией информатизации. Планово-отчетная документация по информатизации деятельности нашла отражение в разделе 1.6 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Типовой перечень). Подраздел 2.1. дополнен видами документов, образующимися в процессе координации информатизации, организационно-технического взаимодействия информационных систем, а том числе в составе цифровых платформ, контроля за размещением технических средств информационных систем (далее — ИС). Выделение подразделов 2.2. и 2.3. объясняется тем, что в 1977-1996 г. исторически сложились две системы стандартов — Единая система программной документации (ЕСПД) и система технической документации на автоматизированные системы (СТД АСУ). С точки зрения архивоведения программа для ЭВМ и программное обеспечение ИС являются разными объектами. Программа – тиражированный продукт, который в качестве обязательного экземпляра документа хранится в составе национального библиотечно-информационного фонда документов Российской Федерации. Программное обеспечение (далее — ПО) – обеспечивающая подсистема ИС. ИС, согласно федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» ИС включает в себя не только базу данных, но и информационные технологии и технические средства. Каждая информационная система является уникальной моделью предметной области, что наделяет ее свойствами комплекса архивных документов. Как и техническое обеспечение, ПО модернизируется ради сохранения базы данных ИС. Базы данных ИС должны храниться в соответствии со сроком хранения данных, помещенных в БД (Типовой перечень, ст. 187). По этим причинам документы на техническое обеспечение и программы для ЭВМ отделены от документов на ИС и распределены по подразделам 2.2. и 2.3. Однако, поскольку документы на средства вычислительной техники (СВТ), включая программно-вычислительные комплексы, регламентированы, в основном, стандартами ЕСКД (ГОСТ 2.102-2013 Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Виды и комплектность конструкторских документов, ГОСТ 2.601-2013 Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Эксплуатационные документы, ГОСТ 2.602-2013 Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Ремонтные документы), то большая часть из них включена в раздел 3 перечня НТД, включающий конструкторскую документацию. Документы по программному обеспечению устройств с числовым программным управлением связаны с технологией производства и включены в раздел 4 Перечня НТД по технологической документации. В подраздел 2.4. включены документы по мониторингу сетей связи общего пользования, учету информационных систем, создаваемых и приобретаемых за счет средств федерального бюджета и бюджетов государственных внебюджетных фондов, документы по ведению Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных, федеральной государственной информационной системы по ведению национального фонда алгоритмов и программ для электронных вычислительных машин, фондов алгоритмов и программ федеральных органов государственной власти, депозитария программ для электронных вычислительных машин и баз данных, хранящего обязательный экземпляр документа. В новый подраздел 2.5. «Защита информации. Контроль и надзор в сфере защиты информации» планируется включить управленческую и нормативно-техническую, а также техническую документацию в том числе документы, содержащие требования по защите информации на разных уровнях, отражающие процессы создания и использования средств защиты и средств обеспечения безопасности информационных технологий, документацию по испытаниям (тестированию, оценке) указанных средств.

В результате изучения документов, образующихся в результате создания и внедрения информационных технологий разработчики пришли к следующему выводу:

  1. в результате изменения технологий проектирования создания информационных систем изменяется состав документов (включение информационных моделей, электронных структур изделия, графических моделей информационных систем в результате внедрения SADT– методологии (Structured Analysis and Design Technics проектирования информационных систем); имеет место создание графических моделей ИС наряду с традиционными комплектами СТД АС;
  2. существует проблема соотношения традиционных перечней и реестровой модели нормативного регулирования состава и срока хранения документов – например, реестры ЕФГИ;
  3. существует проблема соотношения видов документов и данных, которая может быть решена путем соотнесения классификатора и комплексов документов при разработке Перечня.

«Разработка проекта Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и государственных и муниципальных организациях»
Бороздина А.Г., старший научный сотрудник отдела документоведения ВНИИДАД

В 2022 году ВНИИДАД занимался разработкой Проекта Правил, правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и государственных и муниципальных организациях, которые призваны заменить Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 (далее – Правила 2015 года). Как показывает сравнение заголовков обоих документов — предполагалось сужение состава организаций, на которые распространяются Правила. Однако, ввиду последних правок она остается неизменной. Поэтому новые Правила полностью заменят действующий нормативный правовой акт.

В ходе разработки было принято и согласовано решение об изменении подхода к структурированию Правил. Крупные блоки требований, которые ранее обозначались общими заголовками «хранение», «учет», «комплектование» и «использование» были детализированы для обеспечения удобства пользования Правилами. Также, в текущей редакции проекта положения изложены в несколько ином логическом порядке – комплектование, хранение, учет и использование. Такая структура уже использовалась при построении методических рекомендаций по применению Правил 2015 года, и она позволяет представить требования более наглядно с позиции процессного подхода.

При подготовке проекта были учтены положения нормативных правовых актов в области архивного дела и делопроизводства, изданных в период после 2015 года, то есть после издания Правил 2015 года, иных нормативных правовых актов – что позволило обеспечить преемственность ряда связанных положений, исключить возможные противоречия при включении новых положений или актуализации уже существующих требований.

Главным направлением разработки проекта Правил являлась необходимость детализации, обозначенных в Правилах 2015 года положений о работе с электронными документами. На момент их вступления в силу они заложили базовые принципы обеспечения сохранности электронных документов и послужили хорошей основой для организации работы с электронными документами в архиве организации. Но развитие технологий и нормативной правовой базы работы с электронными документами в целом, настоятельно заявили о необходимости внесения дополнений.

В проект Правил включено положение о применении в организации информационной архивной системы, в которой обеспечиваются процессы приема-передачи, учета, хранения и использования электронных документов. Правилами предусматриваются требования к функционированию указанной системы и к ее применению в рамках обеспечения указанных процессов. В отдельных положениях Правил отражено использование информационной системы также и для организации работы архивов с документами на бумажном носителе.

В проекте Правил определены более точные (по сравнению с Правилами 2015 года) требования к процессам миграции и конвертации, проверки наличия и состояния, приема-передачи электронных документов в архив организации. В рамках проекта Правил установлено, что единицами хранения электронных документов являются электронные документы, электронные дела и базы данных. Для установления единства с существующими нормами по работе с электронными документами включено положение о примерной структуре электронного документа, подлежащего архивному хранению. Важным элементом является определение состава метаданных электронных документов, регистрационно-учетных сведений об электронных делах и иных регистрационно-учетных показателей, предназначенных для фиксации в рамках процессов учета.

Мы надеемся на понимание разработчиками и пользователями информационных архивных систем нашей позиции. Проблема обеспечения сохранности электронных документов, в основном зиждущаяся на наличии или отсутствии у организаций финансовых средств на поддержку информационных архивных систем от одного разработчика в течение срока существования организации, не может быть урегулирована в таком нормативном правовом акте как Правила.

Однако установление требований к работе с электронными документами не единственная задача, которую требовалось решить в новой редакции документа.

В действующих Правилах 2015 г., несмотря на положение о том, что организации, не являющиеся органами власти, исключительно вправе создавать архивы как структурные подразделения, термин «архив организации» используется во всех положениях, что затрудняет понимание и реализацию их положений в небольших организациях, не имеющих отдельных помещений, средств на передачу архивных документов на хранение в стороннюю организацию и пр. Этот нюанс был точно подмечен одним из рецензентов проекта Правил, поэтому большая часть положений была отредактирована с учетом его предложения.

Еще одним изменением является указание на возможность в рамках отдельных положений проекта Правил передачи руководителем организации обязанностей, функций и ответственности за организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов иному уполномоченному лицу.

В отдельном разделе проекта учтены особенности организации хранения, учета, описания, передачи на хранение и использования аудиовизуальных документов. Указанное нововведение в основном ориентировано на поддержку сохранности аудиовизуальных документов, образующихся в управленческой деятельности, например, при проведении заседаний коллегиальных органов.

Новшеством, отвечающем потребностям практической деятельности архивов организаций, является введение как отдельных положений, так и самостоятельной главы, касающихся организации архивного хранения документов ограниченного доступа (ДСП) и рассекреченных документов.

Вопросы, связанные с архивным хранением документов ограниченного доступа (ДСП) отражены в главах, посвященным проверке наличия и состояния документов, экспертизы ценности, передачи архивных документов из архива организации в государственный (муниципальный) архив и других.

В проекте Правил расширены положения об использовании архивных документов в части, касающейся исполнения запросов о рассекречивании, копировании архивных документов, использования возможности оказания архивом организации платных услуг.

Соблюдая преемственность по отношению к Правилам делопроизводства, в пункте 6.26 которых затронуты вопросы формирования «гибридных» дел [11], в проекте также впервые установлены требования к порядку работы с такими делами (делами, включающими документы как на бумажном носителе, так и электронные документы) для передачи их на архивное хранение.

Вместе с тем, при разработке проекта Правил практически без изменений остались положения, содержащие общие принципы и требования к традиционным видам работ с документами на бумажном носителе (обеспечение их сохранности, учет, порядок комплектования и использования). Откорректированы нормативные формулировки и актуализированы состав ссылок на нормативные правовые акты. Часть положений Правил 2015 года изложена в более современной или точной редакции.

Проектом Правил предусмотрены формы учетных и иных документов, но исходя из того, что сами формы могут носить лишь рекомендательный характер, это учтено в тексте Правил в виде более подробного указания состава реквизитов форм. Формы, по отношению к Правилам 2015 года доработаны, изменениям сущностного характера подверглись описи электронных дел, документов и номенклатура дел. В остальных случаях внесены редакторские правки и дополнения в виде примечаний для удобства применения ряда форм с учетом новой редакции положений проекта Правил.

«Переработка «Методических рекомендаций по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения» (2011 г.)»
Романова Е.А., заместитель директора ВНИИДАД, канд.ист.наук

Переработка «Методических рекомендаций…» (2011 г.) проводилась в рамках темы 1.1. Плана научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, выполняемых на основе государственного задания Федерального архивного агентства на 2021 г.

Методические рекомендации разработаны в целях методического обеспечения деятельности федеральных органов исполнительной власти по выполнению законодательных требований, установленных в части 1 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также поручения Правительства Российской Федерации от 26 марта 2020 г. № ДЧ-П44-2409. Хотя в названии работы указано, что Методические рекомендации предназначены для ФОИВ и подведомственных им организаций, они могут также использоваться при разработке Перечней документов иных государственных органов Российской Федерации, в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации; государственных внебюджетных фондов; государственных корпораций.

Актуальность этой работы более чем очевидна в условиях, когда вслед за утверждением Типового перечня и во исполнение Поручения Правительства ФОИВ ведут активную работу по разработке Перечней документов.

При этом имеющаяся методическая база их подготовки нуждалась, конечно, в анализе и пересмотре с учетом развития нормативно-правовой базы, теории и практики делопроизводства и архивного дела со времени утверждения рекомендаций 2011 года.

Подготовленный коллективом разработчиков предварительный проект Методических рекомендаций был разослан на рецензирование практически во все ФОИВ, а также в Управление делами и Администрацию Президента Российской Федерации, ОАО РЖД, Росатом, Пенсионный Фонд России, Госкорпорацию Роскосмос, федеральные государственные архивы, источниками комплектования которых являются указанные государственные органы, корпорации и фонды.

В результате рецензирования получены ответы от 52 рецензентов, из них 34 – без замечаний. В других 18 отзывах содержалось 198 замечаний редакционного и содержательного характера.

Все замечания и предложения были отработаны, проводились дополнительные консультации с профильным отделом Росархива. Доработанный проект Методических рекомендаций был согласован ЦЭПК при Росархиве 24.12.2021 г.

Данные Методические рекомендации представлены на сайте Росархива в разделе «Документы» и уже активно используются при разработке Перечней ФОИВ.

Новые Методические рекомендации состоят из девяти разделов, последовательно раскрывающих общие принципы, организацию разработки перечней документов, основные этапы их создания, структуру и оформление перечней. Приложения к Методическим рекомендациям содержат 6 приложений, раскрывающих терминологию, перечень источников для работки перечней документов, схема построения Перечня типовых управленческих документов, которая является основой для разработки структуры перечней документов, примерный состав полей базы данных, создаваемой и используемой в ходе работы над перечнем документов, формы документов, направляемых для согласования ЦЭПК при Росархиве.

«Разработка Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Росархива и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения»
Афанасьева Л.П., заведующий отделом архивоведения ВНИИДАД, канд.ист.наук

В 2021 г. в рамках темы 1.2 плана НИОКТР ВНИИДАД проводилась работа по актуализации Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Росархива от 30.01.2013 № 12. Перечень был согласован ЦЭПК при Росархиве 18.02. 2022. Необходимость разработки проекта Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (далее- проект Перечня) обусловлена тем, что действующий Перечень Росархива, утвержденный приказом Федерального архивного агентства (далее – Росархив) от 30.01.2013 № 12, не отвечает современной нормативной правовой базе. Наиболее значимые нормативные акты, принятые после 2013 г.: Положение о Федеральном архивном агентстве, утвержденное Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 (ред. от 02.03.2021); федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (ред. от 11 июня 2021 года) «Об архивном деле в Российской Федерации»; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях: утв. приказом Росархива то 2 марта 2020 г. № 24 . На основе номенклатур дел был проанализирован состав документов, образующихся в деятельности Росархива, ВНИИДАД, федеральных государственных архивов, ЦХСФ, ОЭТО. На основе положения о Росархиве и уставов подведомственных организаций, инструкций по делопроизводству и регламентов были изучены процессы утверждения и согласования документов.

Разработка проекта перечня является частью комплексной работы по актуализации нормативной базы экспертизы ценности документов, проводимой согласно поручению Правительства Российской Федерации от 26 марта 2020 г. № ДЧ-П44-2409 федеральным органам исполнительной власти (далее – ФОИВ) о разработке (переработке) и утверждении перечней документов, образующихся в процессе деятельности этих органов и подведомственных им организаций (далее – ведомственные перечни). В 2020-2021 гг. ЦЭПК при Росархиве были согласованы 51 структур (схем построения и звенности) перечней ФОИВ, перечни Совета Федерации Федерального Собрания РФ, шесть перечней ФОИВ, Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом», ОАО «РЖД», внесены изменения в действующие перечни войск национальной гвардии Российской Федерации, Государственной фельдегерской службы. На рассмотрение ЦЭПК направлены документы 67 федеральных органов государственной власти, в том числе проекты перечней Министерства финансов Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, федеральных арбитражных судов, Федеральной службы исполнения наказаний, Фонда социального страхования Российской Федерации, Пенсионного фонда Российской Федерации, Центрального Банка и другие.

Большую часть статей ведомственных перечней (в среднем 55%)составляет типовая управленческая документация. Поэтому работа по актуализации перечней началась после утверждения Росархивом в 2019 году Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее — Типовой перечень) Отражение специфики документации ФОГВ в типовых разделах ведомственного перечня может быть достигнуто несколькими приемами:

  • максимально точным указанием организаций- авторов видов документов, наименований коллегиальных органов, в деятельности которых создаются документы;
  • включением в перечень видов нормативных, распорядительных, планово-отчетных документов и проектов документов, разрабатываемых и утверждаемых данным ФОГВ согласно положению о нем, регламентом его деятельности и другим нормативным актам;
  • отражением в структуре перечня выполняемых ФОГВ контрольных функций (государственный контроль (надзор), только ведомственный контроль);
  • отражением видов деятельности ФОГВ, связанных с управлением и распоряжением имуществом.

В большинстве специальных разделов (10-17) появились подразделы, отражающие новые направления деятельности или детализирующие отраслевые функции Росархива и подведомственных организаций. В частности, в разделе 10 появился новый подраздел 10.10. «Обеспечение сохранности архивных документов в период мобилизации и в период действия военного положения». Выявлены виды документов, связанные с вывозом и обеспечением сохранности документов в условиях мобилизации и в военное время.

Проектная документация, документация по капитальному строительству включена в раздел 19 «Материально-техническое и административно-хозяйственное обеспечение деятельности» в связи с тем, что п. 7 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Росархива от 09.12.2020 № 155 (в ред. приказа Росархива от 12.08.2021 № 72), установлена обязанность государственных органов, выступающих заказчиками НТД, обеспечивать сохранность данных документов в течение установленных сроков хранения. Деятельность по строительству архивохранилищ способствует образованию комплектов проектной документации.

Типовая научно исследовательская документация включена в 18 раздел проекта Перечня «Научная, образовательная деятельность».

Звенность Перечня включает два звена – в графе 3 указаны сроки хранения документов в Росархиве, в графе 4 указаны сроки хранения документов в подведомственных организациях.

Сроки хранения документов установлены в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, проектом Типового перечня НТД, нормативными актами и с учетом звенности проекта Перечня.

Перечень будет использоваться при разработке номенклатур дел Росархива и подведомственных организаций, осуществлении отбора управленческой и научно-технической документации на хранение и уничтожение.

Внедрение Перечня и Указаний по его применению будет способствовать совершенствованию нормативно-правового обеспечения документационного обеспечения управления и архивного дела, оптимизации хранения архивных документов, сокращению сроков хранения дубликатов документов, присылаемых для согласования или для сведения, совершенствованию процесса формирования Архивного фонда Российской Федерации, отбору наиболее ценных видов документов для постоянного хранения.

«Разработка Методических рекомендаций по публикации архивных документов в печатном виде»
Романова Е.А., заместитель директора ВНИИДАД, канд.ист.наук

Разработка «Методических рекомендаций по публикации архивных документов в печатном виде» (далее – Методические рекомендации) проводилась в рамках темы 1.4. Плана научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, выполняемых на основе государственного задания Федерального архивного агентства на 2020 и 2021 годы.

Цель работы – актуализация и унификация методики подготовки научных документальных публикаций на основе единых научно обоснованных подходов к публикации документов, с учетом современного законодательства Российской Федерации, опыта публикаторской деятельности государственных и муниципальных архивных учреждений, библиотек, музеев, учреждений системы Российской академии наук, высших учебных заведений и общественных организаций.

Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:

  • проанализированы действующие нормативные правовые акты, в соответствии с которыми должна осуществляться подготовка документальной публикации;
  • проанализированы предшествующие правила и методические пособия по подготовке документальных публикаций;
  • проведены круглые столы по проблемам публикации документов XI – начала XVI веков, XVI–XVII веков, XVIII века, XIX – начала XX веков, XX – начала XXI веков;
  • подготовлен проект Методических рекомендаций, в котором:
    1. охарактеризованы базовые научные принципы подготовки документальной публикации;
    2. представлена система критериев отбора документов для публикации;
    3. указаны этапы подготовки документальной публикации;
    4. раскрыта методика подготовки документальной публикации на каждом из этапов;
    5. приведены конкретные, практически применимые методические решения, снабженные необходимыми примерами из документальных публикаций последних лет;
    6. даны как общие рекомендации, относящиеся в целом к подготовке публикаций документов независимо от периода их создания и видовой принадлежности, так и некоторые специальные рекомендации, относящиеся к публикации документов различных исторических периодов и отдельных видов документов;
    7. в отдельной части представлены детализированные рекомендации по публикации изобразительных и аудиовизуальных документов;
    8. в целом к Методическим рекомендациям и каждому из разделов составлены списки источников и литературы, рекомендованных к использованию на различных этапах подготовки документальной публикации;
    9. составлен словарь терминов, используемых в легендах к публикуемым документам.

Методические рекомендации предназначены для практического применения в публикаторской деятельности работников государственных и муниципальных архивов, в том числе не имеющих опыта в этой области. Они могут использоваться специалистами научных, образовательных учреждений, учреждений культуры, сотрудниками редакций профессиональных изданий, а также частными лицами в деятельности по публикации архивных и иных исторических документов.

«Разработка методических рекомендаций по организации хранения, комплектования, учета и использования микроформ на правах подлинников в государственных архивах»
Кюнг П.А., директор ВНИИДАД, канд.ист.наук

Цель работы – разработка методики работы с микроформами на правах подлинников: организации их хранения, комплектования, учета и использования. Подготовка проекта Методических рекомендаций.

Объектом научно-исследовательской работы являются микроформы на правах подлинников, включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Категории микроформ на правах подлинников, которые могут поступать на постоянное хранение в государственные архивы.

Копии архивных документов на правах подлинников: Копии архивных документов на правах подлинников могут быть изготовлены:
Микрофильмы (микрофиши) архивных документов, изготовленные и оформленные фондообразователем Организациями и предприятиями, расположенными на территории Российской Федерации (СССР) в соответствии с государственными стандартами, регулирующими создание микрофильмов на правах подлинника в соответствующий период.
Копии (микроформы) архивных документов, подлинники которых утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц Организациями и предприятиями, расположенными на территории Российской Федерации, и в соответствии с государственными стандартами, регулирующими создание микрофильмов на правах подлинников. Лабораториями микрофильмирования и реставрации документов государственных архивов Российской Федерации в соответствии с государственными стандартами, регулирующими создание микрофильмов на правах подлинников, либо в соответствии с государственными стандартами, регулирующими создание Единого российского страхового фонда документации. Зарубежными лабораториями.
Копии (микроформы) архивных документов, перемещенных в СССР в результате Второй мировой войны и находившихся на территории Российской Федерации, подлинники которых возвращены в страны их происхождения Лабораториями микрофильмирования и реставрации документов государственных архивов Российской Федерации в соответствии с государственными стандартами, регулирующими создание микрофильмов на правах подлинников, либо в соответствии с государственными стандартами, регулирующими создание Единого российского страхового фонда документации; Зарубежными лабораториями.

Вопросы хранения, комплектования, учета и использования микроформ архивных документов на правах подлинников в государственных архивах в архивоведческой литературе комплексно рассматривались в 1950-1960 гг., когда микрофильмирование рассматривалось в качестве перспективной технологии страхового копирования архивных документов для обмена копиями архивных документов между архивами СССР и между СССР и зарубежными странами. Следующая волна интереса исследователей к этому вопросу связана с микрофильмированием архивных документов, вывезенных на территорию СССР после Великой Отечественной войны перед их возвращением. Отдельно следует отметить работы К.Б. Ульяницкого, посвященные коллекциям микрофильмов, находящихся на хранении в Государственном архиве Российской Федерации. В них наиболее полно изложены обстоятельства поступления микрофильмов в ГА РФ, особенности их учета, хранения и использования.

Анализ указанных работ показал, что в целом вопросы методологии хранения, комплектования, учета и использования микроформ архивных документов на правах подлинников рассматривались только в классической работе Кима Борисовича Гельмана-Виноградова «Микрофотокопирование документальных материалов и организация работы с микрофотокопиями в архивах СССР» 1961 г. Данная работа, помимо подробного анализа использовавшейся на тот момент техники микрофильмирования, содержала методические рекомендации по работе с микроформами в государственных архивах. Также, в качестве инструктивных документов в архивах использовались: «Временная инструкция об отборе и передаче документальных материалов Государственного архивного фонда Союза ССР для микрофотокопирования и о порядке учета, хранения и использования микрофотокопий в государственных архивах СССР 1954 года» и «Инструкция об организации микрофотокопирования документальных материалов и о работе с микрофотокопиями в государственных архивах» 1958 года.

Сравнительный анализ указанных документов, основных нормативных правовых документов в области архивного дела и практики работы государственных архивов с микроформами архивных документов на правах подлинников показал их несоответствие современной нормативной базе, а также существенные расхождения с практикой. Это подтвердило необходимость разработки актуальных методических рекомендаций по хранению, комплектованию, учету и использованию микроформ на правах подлинников.

В соответствии со Справкой об итогах паспортизации федеральных архивов по состоянию на 01.01.2019 объем микроформ на правах подлинников в общем объеме Архивного фонда Российской Федерации составляет 0,2%.

На настоящий момент достаточно сложно говорить о перспективах комплектования государственных архивов микроформами на правах оригинала. Речь может идти о поступлении микроформ в государственные архивы от предприятий в случае утраты подлинных документов. Соответственно, это могут быть комплексы научно-технических документов. Учитывая отсутствие какой-либо статистики о фактических объемах условиях их хранения делать прогнозы здесь невозможно. Тем не менее, потенциальная такая возможность существует. Также сохраняется возможность эпизодических поступлений документов в рамках международного обмена и пожертвований частных лиц. К сожалению, такой вывод означает невозможность предвидеть типы микроформ, их техническое состояние, российские и международные стандарты в соответствии с которым осуществлялось создание.

Проведенное обследование и анкетирование архивов, хранящих микроформы на правах подлинника, показало многообразие методик учета этих документов, путей их комплектования, но определенную однотипность их хранения и использования. Последнее связано с тем, что по своим физико-химических характеристикам микроформы ближе к документам на плёночных носителях, а соответственно похожи и условия их хранения, использование же полностью соответствует типам использования сходных по видовому составу документов (печатные издания, технические документы и т.д.) физические основы использования идентичны формам использования копий фонда пользования, применяются те же читальные аппараты.

На основе анализа нормативных правовых документов, стандартов, опыта практической работы государственных архивов с микроформами на правах подлинников были разработана методика хранения, комплектования, учета и использования микроформ на правах подлинников в государственных архивах.

Результаты работы одобрены на заседании Комиссии по научной и методической работе Федерального архивного агентства 14.12.2021 г.

«Разработка методических рекомендаций по обеспечению сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях»
Еремченко В.А., заместитель заведующего отделом архивоведения ВНИИДАД

Разработка данного пособия осуществлена ВТК в составе Еремченко В.А., Мельтюхов М.И., Ткаченко Н.А.

Помимо повседневных проблем обеспечения сохранности архивных документов архивы сталкиваются с различными чрезвычайными ситуациями, в ходе которых возникают угрозы массовой порчи или утраты архивных документов. Однако, данные вопросы пока не нашли широкого отражения в нормативно-методических документах, регулирующих деятельность архивных учреждений.

Рекомендации содержат сведения о видах и причинах чрезвычайных ситуаций, предложения по разработке документов в области защиты от чрезвычайных ситуаций, о действиях федеральных государственных архивов при различных видах чрезвычайных ситуаций.

Чрезвычайные ситуации могут быть: техногенного характера; природного характера; биолого-социальные чрезвычайные ситуации.

В ходе подготовке методических рекомендаций раскрыты три основные задачи:

  1. Основные виды и причины возможных чрезвычайных ситуаций, иные угрозы для сохранности и безопасности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
  2. Основные мероприятия федеральных государственных архивов при чрезвычайных ситуациях (это: меры, заблаговременно принимаемые в области защиты архивов от чрезвычайных ситуаций в режимах: повседневной деятельности, повышенной готовности и чрезвычайной ситуации), а также документы в области защиты от чрезвычайных ситуаций, разрабатываемые в федеральных государственных архивах;
  3. Конкретные действия федеральных государственных архивов, т.е. руководства и работников: при пожаре, при затоплении, при аварии инженерных систем, при разрушении (взрыве) здания, в т.ч. вследствие террористического акта и при несанкционированном проникновении в архив лиц, представляющих угрозу сохранности документов.

Разработка Рекомендаций создает условия для обеспечения более эффективной сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, других архивных документов.

«Научный доклад по итогам мониторинга документооборота в федеральных органах исполнительной власти и перехода федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот за период с 2015 по 2020 гг.»
Ударова О.В., заведующий отделом документоведения ВНИИДАД, канд.ист.наук

Научно-исследовательская работа «Научный доклад по итогам мониторинга документооборота в федеральных органах исполнительной власти и перехода федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот за период с 2015 по 2020 гг.» проводилась во исполнение функции Росархива по организации мониторинга процесса документообразования и объемов документооборота в федеральных органах исполнительной власти.

Цель исследования — выявление на основе анализа и обобщения данных об изменении структуры и объемов документооборота в федеральных органах исполнительной власти в 2015 – 2020 годах тенденций в развитии документооборота, факторов, влияющих на его развитие, а также проблем, связанных с применением систем электронного документооборота и межведомственного электронного документооборота и государственных информационных систем.

Объектом исследования явились федеральные органы исполнительной власти.

Предмет исследования – количественные и качественные показатели структуры и объемов документооборота в ФОИВ в условиях применения и развития систем ведомственного и межведомственного электронного документооборота, а также государственных информационных систем.

Проведение ежегодного мониторинга организовано в виде направления в федеральные органы исполнительной власти (ФОИВ) формы анкеты для заполнения, получения заполненных анкет и дальнейшего анализа их содержания, синтезирования полученных данных и завершающего этапа – составления ежегодного аналитического обзора по представленным данным или научного доклада, аккумулирующего результаты анализа данных анкет мониторинга документооборота за несколько лет, как это предусмотрено Планом НИОКР ВНИИДАД на 2021 год.

Результаты исследования представлены в научном докладе «Итоги мониторинга документооборота в федеральных органах исполнительной власти и перехода федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот за период с 2015 по 2020 гг.».

Работы по анализу мониторинга документооборота за 2015 – 2020 годы, явились продолжением аналогичных работ, проводившихся с 2007 года, а Научный доклад, ставший их результатом, рассматривался совместно с аналитическим обзором «Анализ изменений структуры и объемов документооборота в федеральных органах исполнительной власти при организации информационного взаимодействия (2007 – 2015 гг.)». Это позволило проследить формирование документационного обеспечения управления ФОИВ в условиях внедрения информационных технологий от постановки задачи перехода на безбумажный документооборот до постановки задачи о цифровизации управленческой деятельности на настоящем этапе.

В ходе исследования осуществлен сравнительный анализ данных, полученных при проведении работ по мониторингу документооборота в 2015 – 2020 гг., по каждому году в отдельности.

Были проанализированы:

  • нормативные правовые акты, определившие развитие документационного обеспечения управления, в том числе повлиявшие на развитие применения СЭД с 2015 по 2020 г.;
  • изменения структуры и функций ФОИВ, штатной численности работников делопроизводственных подразделений ФОИВ за исследуемый период;
  • динамика объемов документооборота (на бумажном носителе, электронных документов, с распределением по потокам, документов, подписанных ЭП);
  • функциональные возможности систем электронного документооборота ФОИВ.

Результатом явились обобщенные данные о развития исследуемого объекта в течение пяти лет, охарактеризованных принятием национальной программы «Цифровая экономика», имеющей целью обеспечение доступа граждан к социально значимой информации, а также оперативное получение субъектами государственного управления данных, необходимых для управления. Это позволяет выявить и сформулировать задачи, стоящие перед документационным обеспечением управления в свете новых целей, поставленных перед управлением обществом и государством.

Результаты работ по мониторингу документооборота ФОИВ, проводившихся с 2007 г., позволяют сделать вывод о необходимости дальнейшего проведения подобных исследований при условии уточнения целей, задач и объекта работы с учетом накопленного опыта.

Выводы Научного доклада могут учитываться в процессе нормативного правового регулирования деятельности ФОИВ в области управления документами, а также при планировании научно-исследовательских работ ВНИИДАД.

«Мониторинг биосостояния архивохранилищ, рабочих комнат и документов федеральных государственных архивов, разработка рекомендаций по биозащите и профилактике биоповреждений»
Кащеев А.А., старший научный сотрудник отдела архивоведения ВНИИДАД

Работа проведена в федеральных архивах расположенных в Москве и Московской области: Российский 4 государственный военный архив (РГВА), Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ), Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ), Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД), Российский государственный архив древних актов (РГАДА), Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ), Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА), Российский государственный архив экономики (РГАЭ), Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД), Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД).

Специалисты биологи вели мониторинг – системное наблюдение за биологическим состоянием архивных документов и архивохранилищ с учетом особенностей биологического обследования. Так называемый биологический мониторинг – для этого, по согласованию с архивами были выбраны контрольные архивохранилища (реперные точки) в которых проводили биологический контроль. Обследование, по возможности, проводили два раза в год – весной и осенью, в наиболее опасные периоды с точки зрения биологии. В 2021 г. работа проведена по согласованному графику и не была привязана к сезонам года. Новизна и актуальность исследования заключается в комплексном подходе к оценке состояния обеспечения сохранности архивных документов от биоповреждений документов на различных носителях (бумага, 13 фотобумага, кинофотопленка, магнитная лента). Комплексный подход состоит из: 1) постоянного контроля (мониторинг) биологического состояния; 2) оценки всех ступеней системы защиты документов от биоповреждений (окружающая среда, здания, климатические параметры хранилищ, санитарно-гигиеническое состояние помещений и т.д.).

Особенности биологического обследования:

  1. визуальное обследование помещений архивохранилищ. При этом уделяется внимание состоянию чистоты помещений (влажная уборка, наличие пыли на горизонтальных поверхностях, состояние стен и потолка (наличие следов протечек и подсоса воды в ограждающие конструкции), состояние оконных проемов) и признакам наличия биологических агентов по результатам их жизнедеятельности (колонии микромицетов на поверхности документов и средств хранения, трупики и экскременты насекомых и т.д.);
  2. экспертиза (микробиологическая, энтомологическая) – только при наличии контаминации биологическими агентами отбирают пробы для проведения исследования в лаборатории;
  3. микробиологический анализ воздуха, который показывает изменение микробиологической нагрузки посредством микробного числа в 1 м3 воздуха. Данный способ считается показательным, т.к. большинство видов грибов, встречающихся в архивохранилище имеют сухое спороношение;
    Проведение мер по герметизации окон, обеспыливанию помещений, стеллажей и коробок с документами, тщательная уборка полов (с применением дезинфицирующих средств) и применение бахил при посещении хранилищ, приводит к существенному снижению микробного числа.
  4. выборочный просмотр документов, в том числе коробок (первичных средств хранения);
  5. контроль температурно-влажностных условий. Активность большинства видов насекомых связана с температурой и влагосодержанием воздуха, а активность большинства видов грибов – с влагосодержанием воздуха и материалов документа. Использован метод седиментации с использование пробоотборника;
    Недопустимо использовать в архивохранилищах сплит-системы для кондиционирования воздуха.
  6. осмотр прилегающих территорий.

Проводя мониторинг в реперных точках, возможно судить о биологическом состоянии архива.

При проведении биоконтроля в обследованных архивах отмечено, что практически нигде не соблюдаются санитарно-эпидемиологические правила работы с документами. Основные нарушения сводятся к тому, что в обследованных архивах отсутствуют помещения для карантинной передержки и предварительного обследования вновь поступивших или пораженных вредителями документов. При перемещениях документов из одного хранилища в другое или на копирование не соблюдается раздельное хранение документов, прошедших обработку и вновь поступивших. Нарушения сотрудниками архивов правил работы с документами сводятся к пренебрежению в использовании сменной обуви, рабочей одежды, средств личной защиты (халаты, очки, перчатки, маски или респираторы), наличие верхней одежды в рабочих комнатах. Недопустимы (с точки зрения, как физической защиты, так и защиты от биоповреждения) приготовление или приём пищи, или воды на рабочем месте. Не во всех архивах предусмотрены рекреационные зоны, где сотрудники могут отдохнуть, привести себя в порядок, приготовить и принять пищу.

Обследование архивов показало, что в них полностью отсутствует контроль за проникновением биологических поражающих агентов, как микроорганизмов, так и насекомых вредителей.

Проведение обследований федеральных архивов позволяет сделать вывод, что большинство сотрудников архивов практически не знакомы с правилами и положениями, касающимися защиты документов от биоповреждений, не знакомы с последними разработками сотрудников ВНИИДАД и других исследователей в этой области. Необходимо организовать для хранителей федеральных архивов специальные курсы по повышению квалификации в сфере предотвращения биоповреждений и биозащите архивных документов.

Тема биологической защиты документов не должна прекращаться, она всегда актуальна, особенно вопросы устранения последствий и попытки внедрения в практику обеспечения сохранности новых способов и методов, препаратов дезинфекции, которые могут нанести значительный вред материальной основе документа. А также и внедрение новомодных (молекулярнобиологических) способов диагностики. Т.е. архивам необходима и методическая помощь по данным вопросам. Так же следует шире распространять методическую литературу по этой теме среди сотрудников архивов.

«Исследование международных стандартов и проектов международных стандартов ИСО и других материалов по управлению документами. Определение целесообразности разработки на их основе соответствующих национальных стандартов Российской Федерации»
Захарченко М.А., заведующий отделом зарубежной научно-технической информации, международного сотрудничества и редакционно-издательской деятельности ВНИИДАД
  1. Деятельность ВНИИДАД в качестве эксперта в ТК 11/ПК 46 и ТК 171 ИСО на постоянной основе
    Участие в ИСО: мониторинг деятельности ТК 11/ПК 46, работа по разработке стандартов: комментарии и замечания по проектам на русском и английском языках, годовая отчетность, непосредственное участие в голосовании от России, переписка, администрирование запросов представителей Росстандарта, использование наработанной информации в НИР.
  2. Ход исследования
    Рассмотрена деятельность технических комитетов и специальных рабочих групп ИСО/ТК 46 «Информация и документация» и ИСО/ТК 171 «Прикладные программы управления документами» по стандартизации в сфере управления документами в 2020 году. ВТК проведена работа по выявлению и отбору международных стандартов и их проектов по тематике НИР, разрабатываемых ИСО в 2020 году. В ходе исследования отобранные стандарты и их проекты систематизированы и проанализированы. При этом осуществлялось краткое аннотирование, перевод на русский язык и подготовка обзора по каждому стандарту.
  3. Результаты исследования
    Представлен обзор деятельности подкомитетом и специальных рабочих групп ТК 46, ТК 171, а также ВНИИДАД в качестве эксперта ПК 11/ТК46 в 2020 году. Представлен качественный и количественный анализ стандартов ИСО и их проектов, разрабатываемых и опубликованных в 2020 году, и регламентирующих: организацию управления документами/информацией; технологию и проектирование информационных систем управления документами; обеспечение сохранности документов; рабочие процессы (workflow) и информационный обмен; описание форматов файлов документов и данных; процессы изготовления, обработки и использования микроформ и др. Представлен анализ востребованности и перспектив использования национальных стандартов в соотношении с международными стандартами в сфере делопроизводства и архивного дела в Российской Федерации, за период аналогичных исследований с 2013 г.
  4. Выводы
    Определена необходимость разработки и утверждения национальных стандартов на основе ИСО/ТС 16175-2:2020. Определена необходимость пересмотра национальных стандартов ГОСТ Р ИСО 13008-2015 и ГОСТ Р ИСО 22310-2009. Определена целесообразность перевода на русский язык для дальнейшей публикации и введения в научный оборот ряда стандартов, рассмотренных в ходе исследования. Впервые подведены итоги опыта внедрения международных стандартов в отечественную практику управления документами. Отражена связь стандартов ИСО в сфере управления документами, исследование и анализ которых ежегодно с 2013 года проводились ВНИИДАД, с актуальными направлениями регулирования в сфере делопроизводства и архивного дела на разных уровнях с целью определения дальнейшей стратегии по применению и адаптации международных стандартов.
  5. Задачи на 2022 год
    Расширение участия сотрудников ВНИИДАД в экспертной деятельности ИСО Использование опыта аналитической работы по проблематике международной стандартизации в сфере управления документами в дальнейшей научно-исследовательской работе в рамках темы «Исследование и анализ зарубежной периодической литературы, материалов официальных интернет-сайтов, конференций, международных научных проектов по проблемам управления электронными документами и внедрения современных информационных технологий в делопроизводство и архивное дело» Плана НИОКР на 2022 г.

«Исследование и анализ зарубежной периодической литературы, материалов официальных интернет-сайтов, конференций, международных научных проектов по проблемам электронного документооборота и электронных документов»
Зверева Н.Е., заместитель заведующего отделом зарубежной научно-технической информации, международного сотрудничества и редакционно-издательской деятельности ВНИИДАД

Активное внедрение электронного документооборота в деятельность государственных органов и иных организаций ставит перед архивистами насущные вопросы, связанные с организацией комплектования архивов электронными документами (далее – ЭД), обеспечением долговременной сохранности ЭД с поддержанием их аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования.

Глобальные вызовы все чаще влияют на образ жизни людей. Массовое использование государственными учреждениями и коммерческими организациями дистанционной формы работы сотрудников вывели на первый план информационные технологии, обеспечивающие удаленный доступ к архивным информационным ресурсам. Россия активно включилась в создание цифровой архивной инфраструктуры. В связи с этим все более актуальными становятся вопросы обработки, хранения, использования и, в целом, управления цифровой архивной документацией, требующие решения нормативно-методических, финансовых и материально-технических задач.

В соответствии с Планом научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, выполняемых на основе Государственного задания Федерального архивного агентства на 2021 год, проводилась работа по теме «Исследование и анализ зарубежной периодической литературы, материалов официальных интернет-сайтов, конференций, международных научных проектов по проблемам электронного документооборота и электронных документов» Целью исследования являлось выявление актуальных проблем, связанных с управлением электронными документами, предлагаемых методов и практических подходов к их решению в зарубежных странах, а также их анализ для возможного применения в Российской Федерации.

В целях реализации поставленной цели были осуществлены следующие задачи:

  • выявление зарубежных источников НТИ в сфере архивного дела и документоведения;
  • выявление и отбор НТИ, содержащейся в профильных периодических изданиях передовых зарубежных стран, материалов зарубежных Интернет — ресурсов по проблемам электронного документооборота и ЭД;
  • перевод отобранных информационных материалов на русский язык;
  • содержательный и тематический анализ поступившей на рассмотрение зарубежной НТИ;
  • представление информационных материалов в виде библиографической, реферативной и обзорной информации;
  • подготовка четырех выпусков Информационного сборника «Документоведение и архивное дело за рубежом» (далее – ДАД);
  • подготовка Аналитического обзора по теме исследования.

Объектами исследования и анализа являлись не только статьи из зарубежной периодической литературы, но и электронные публикации, размещаемые на Интернет-сайтах международных организаций и архивных учреждений ведущих зарубежных стран, содержащие передовые теоретические разработки по проблемам управления, хранения ЭД, оцифровки архивных документов и управления электронными архивами, описание практического опыта применения данных разработок.

Актуальность результатов исследования определяется необходимостью совершенствования работы в области информационного обеспечения архивных учреждений, организаций других отраслей, научных учреждений и учебных заведений на основе применения передового зарубежного опыта по проблемам электронного документооборота и архивного хранения ЭД.

Новизна данного исследования состоит в изучении, систематизации и анализе новейшего зарубежного опыта управления электронными документами с целью совершенствования деятельности государственных и муниципальных архивов, организаций — источников комплектования архивов по внедрению и развитию информационных систем, обеспечивающих управление документами, в том числе и на стадии их хранения.

Выявление информационных материалов по профильной тематике проводилось методом изучения официальных сайтов, информационных бюллетеней, периодических изданий. Всего в 2021 году были проанализированы 92 источника из 39 государств и 12 международных организаций.

Выбор и тематика статей для формирования ДАД осуществлялись с учетом задач, определяемых Стратегией развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 гг. и Программой «Цифровая экономика Российской Федерации».

Отбор и обработка информационных материалов зарубежной периодической литературы и электронных публикаций производились в соответствии с тематикой осуществляемых институтом исследований и научных разработок, в числе которых обозначены теоретические, методологические и практические аспекты документоведения и архивного дела за рубежом.

Отбор происходил по следующим критериям:

  • ​актуальность и соответствие тематике (цифровые технологии в архивном деле и документационном обеспечении управления);
  • дата публикации: 2020–2021 гг., а также 2018–2019 гг. при высокой востребованности информации;
  • уровень и репутация источника (автора) публикации.

Учитывался также язык публикации – для перевода и анализа отбирались тексты, представленные на английском, французском, и славянских языках. В ходе исследования было выявлено более 250 публикаций и информационных материалов по тематике исследования, из которых были отобраны для реферирования (39), представления аннотаций (41) и сигнальной информации (25).

В рамках выполнения работы произведен реферативный перевод на русский язык текстов 39 публикаций, написанных в оригинале:

  • ​на английском языке (29 публикаций);
  • на французском языке (4 публикации);
  • на словенском языке (5 публикации);
  • на польском языке (1 публикация).

Одной из наиболее существенных и важных задач при проведении исследования и анализа зарубежной НТИ является ее аналитико-синтетическая переработка, позволяющая извлекать из большого потока зарубежных материалов актуальную информацию, правильно ее оценивать, обобщать и представлять в виде, наиболее пригодном для использования. По форме и содержанию информация по зарубежным источникам предоставляется по общепринятой классификации, т.е. в виде библиографической, реферативной и обзорной информации.

Результатом исследования стали реферативные переводы 39 публикаций из зарубежных источников, включенные в ДАД по следующей тематике:

  • нормативно-правовое регулирование архивной сферы в условиях цифровой трансформации и его влияние на управление ЭД и обеспечение сохранности ЭД;
  • защита данных, содержащихся в ЭД, проблемы правовой достоверности ЭД и доступа к ЭД;
  • зарубежный опыт в области экспертизы ценности, передачи, хранения и использования ЭД;
  • стандартизация в области создания, хранения и использования ЭД;
  • вопросы, касающиеся стратегии работы по управлению ЭД;
  • ​использование блокчейн технологий, искусственного интеллекта, облачных сервисов и других новых технологий для управления документами и архивами;
  • вопросы оцифровки документов на различных носителях.

ДАД является важным информационным ресурсом, включающим актуальные информационные материалы по архивному делу, архивоведению, документационному обеспечению управления и документоведению ведущих стран мира, применимым в научной и практической работе российских специалистов в сфере архивного дела и делопроизводства.

На базе выявленного материала был подготовлен Аналитический обзор, который содержит результаты изучения и аналитико-синтетической переработки информации, приведенной в исходных первичных документах, ее аргументированную оценку и обоснованные рекомендации по использованию этой информации. Аналитический обзор предназначен для документоведов, архивистов и других специалистов, интересующихся вопросами создания, хранения и использования ЭД и позволяет им познакомится с новыми тенденциями в сфере управления ЭД и электронными архивами.

В современных условиях знакомство с зарубежным опытом по использованию информационно-коммуникационных технологий представляет собой значительный ресурс для повышения эффективности работы российских организаций, имеющих дело с электронными документами и большими объемами цифровой информации в процессе ее сбора, обработки, использования и хранения, независимо от сферы их деятельности. Эффективность результатов исследования и анализа определяется совершенствованием работы в области информационного обеспечения пользователей на основе применения передового зарубежного опыта в сфере цифровой трансформации архивного дела и документационного обеспечения управления.

В первом разделе Аналитического обзора анализируются электронные информационные и документные ресурсы, представленные зарубежными периодическими изданиями и Интернет-сайтами.

Во втором разделе исследуются проблемы государственного хранения «больших данных»; обеспечения аутентичности, достоверности, целостности и пригодности ЭД для использования; технологий хранения; создания и внедрения систем хранения ЭД (СХЭД).

В третьем разделе изучаются вопросы комплектования национальных архивов электронными документами и критерии экспертизы ценности ЭД.

В четвертом разделе раскрываются вопросы использования ЭД: оцифровки, рассматриваемой здесь как возможность расширенного доступа к архивным документам; информационных систем удаленного доступа и автоматизированных информационных поисковых систем; обеспечения конфиденциальности информации (применительно к задачам архивов).

Общие выводы, полученные в ходе работы над Аналитическим обзором:

  1. Тенденции распространения цифровых документов в практике государственного управления являются общемировыми.
  2. Управление ЭД, их оперативного, а также длительного хранения и использования определяется государственной политикой и нормативным обеспечением этих процессов.
  3. На настоящий момент нет консолидированного набора правил управления ЭД.
  4. Анализ зарубежного опыта свидетельствует о необходимости участия архивных учреждений, как наиболее заинтересованных в обеспечении контроля жизненного цикла ЭД и определяющих форматы архивного хранения, в процессах электронного документооборота и управления ЭД.
  5. На основе имеющегося опыта различных стран происходит формирование нормативно-правовой базы управления ЭД с использованием облачных технологий.
  6. Необходима разработка нормативной базы как на национальном уровне, так и на межгосударственном уровне, регламентирующей решение этических и правовых вопросов, возникающих при организации хранения и использования документов в архивах Интернета.
  7. Не все виды документации требуют исключительно электронного хранения. Цель избрания того или иного метода хранения – на бумаге или в электронных системах – обеспечить сохранность целостности информации, ее доступность и пригодность.
  8. Активность использования блокчейна и накопления колоссальных объемов веб-документов в системах управления ими ставит вопрос о поиске совместимости технологий блокчейна с технологиями цифровых архивов и создания для этого соответствующей нормативной правовой базы.
  9. «Большие данные», используемые государственными структурами для выполнения своих функций, в ближайшее время станут частью современных государственных архивов.
  10. Необходима сертификация электронных хранилищ по их соответствию установленным нормам в вопросах физической сохранности ЭД, управления и доступа к хранящихся в них ЭД.
  11. Необходима разработка нормативной правовой и методической базы для экспертизы ценности цифровых и гибридных архивных документов.
  12. В связи с перспективой комплектования архивов ЭД личного происхождения, необходимо создание методической базы, помогающей пользователям осуществлять организацию архивов личного происхождения в цифровом формате.
  13. Практически все страны имеют национальные программы по оцифровке документов, находящихся на государственном хранении. Оцифровка архивных документов, организация доступа к ним и их использования регулируются национальным законодательством.
  14. Предоставление удаленного доступа к документам с использованием ИКТ является приоритетным направлением деятельности архивных учреждений в большинстве стран мира.
  15. В большинстве стран ведется работа по переводу справочно-поисковых средств архивов в электронный вид и предоставлению доступа к ним в сети Интернет. Создаются единые виртуальные справочно-поисковые средства по разделенным архивным фондам.
  16. Использование технологии машинного поиска для идентификации документов в системе «больших данных» делает возможным классификацию документов по структуре метаданных, по дескрипторам и иным свойствам и признакам ЭД.
  17. Осуществляется внедрение технологий искусственного интеллекта для поиска и анализа информации документов в информационных системах.
  18. Во всех государствах правила доступа к документам, хранящимся в государственных архивах, устанавливает национальное законодательство.
  19. Проблема конфиденциальности цифровой информации до настоящего времени остается нерешенной. Нормы доступа к конфиденциальной информации, содержащейся в аналоговых документах, не вполне применимы в отношении доступа к информации цифровых документов.

Проведенный анализ показал, что в вопросах нормативно-правового регулирования, методики работы с цифровыми документами, включая управление ими и организацию архивного хранения, в различных странах прослеживается определенное сходство. Вместе с тем каждая страна имеет свой уникальный опыт по организации работы с ЭД, что говорит об отсутствии какой-либо единой модели, определяющей реализацию конкретных подходов и технологий управления электронными документами на разных этапах их жизненных циклов.

Основный вывод, который может быть сделан: открытая цифровая среда, обеспечивающая доверие к документам, может быть создана только путем создания надежных ресурсов, к которым будет открыт доступ из государственных учреждений, архивных учреждений, электронных систем, цифровых хранилищ и цифровых архивов.

Результаты исследования могут быть использованы для совершенствования информационного обеспечения архивных учреждений, организаций других отраслей, научных и учебных заведений; позволят принимать обоснованные решения в области оптимизации электронного документооборота в Российской Федерации.