Если по какой-либо причине инструкция по делопроизводству утратила силу, необходимо утверждение новой инструкции. Организация работ по недействующему локальному нормативному акту возможна, но несет ряд правовых, кадровых и операционных рисков.

Если организация создала и заверила копию электронного документа на бумажном носителе, согласно установленному порядку, такой документ получает статус заверенной копии. Заверенные копии не могут быть использованы вместо подлинников электронных документов для подготовки ответов на запросы граждан. Наличие копии, в том числе заверенной копии, документа не освобождает организацию от обязанности хранить подлинник документа в той форме, в которой он был создан и подписан, в течение установленного срока хранения. Вопрос о передаче в государственный (муниципальный) архив распечатанных электронных документов с отметкой о заверении копии следует обсудить с соответствующим архивом.

Для справки:

Реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется в соответствии с п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу | (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»: Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом “подпись” и включает: слово “Верно”; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии, а также оттиск печати организации.

Принимая решение о подписании документов электронной подписью, т.е. создавая электронные документы, организация обязана обеспечить возможность их хранения в течение установленных сроков с соблюдением требований законодательства.

Организация, хранящая электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет), в том числе по личному составу (документов, связанных с работой), обязана использовать для их хранения систему хранения электронных документов (СХЭД). СХЭД должна соответствовать функциональным требованиям, установленным в пп. 134-139 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

К документам по личному составу, передаваемым в архив, относятся документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п. 3 статьи 3 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»), для которых установлены сроки хранения от 45 лет до «постоянно».

К ним, как минимум, относятся:

Статьи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)
434.	а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы;	50/75 лет ЭПК
435.	Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении	50/75 лет ЭПК
445.	Личные дела руководителей и работников организаций (1)	50/75 лет ЭПК	(1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации
301.	Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг	50/75 лет

Дела, содержащие документы по личному составу, передаются по описям дел, документов, описям электронных документов в архив (ставятся на архивный учет) не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве (п. 47 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее – Правила хранения 2023)). Под завершением в делопроизводстве, в данном случае, понимается момент увольнения работника (окончания действия договора если это договор гражданско-правового характера).

Дела, состоящие из документов на бумажном носителе, подлежат полному оформлению (п. 48 и п. 50 Правил хранения 2023).

Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

а) изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей электронных документов (глава X Правил хранения 2023);

б) нумерацию листов дела;

в) составление листа-заверителя дела (рекомендуемый образец приведен в приложении № 4 к Правилам хранения 2023);

г) составление внутренней описи документов дела (на отдельные категории дел, указанные в пункте 54 Правил) (рекомендуемый образец приведен в приложении № 5 к Правилам хранения 2023);

д) оформление обложки дела (рекомендуемый образец приведен в приложении № 6 к Правилам хранения 2023);

е) подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

ж) лист использования (при необходимости).

В составе личного дела документы формируются в логическо-хронологической последовательности.

Максимально возможный состав документов в личном деле для каждого работника, следующий:

• заявление о приеме на работу/назначении на должность/заключении трудового договора (сейчас этот документ стал не обязательным к оформлению, но большинство кадровых служб просит его составлять, как и во всех других ситуациях, когда требуется письменное согласие работника); – личный листок по учету кадров или анкета установленного в организации формата с фотографией;
• дополнения к личному листку по учету кадров (анкете), которое является документом свободной формы: на листе бумаги может быть оформлено только название данной разновидности документа, в последующем на нем в хронологическом порядке будут фиксироваться те сведения (приказ или иной документ, дата и номер), которые дополнят или изменят анкетные данные, включая сведения об изменении фамилии, места жительства, изменениях в составе семьи, об образовании, повышении квалификации, аттестации, о временных переводах и т.п.; – автобиография (оформляется в основном для руководителей организации; для рядовых работников – при необходимости);
• характеристика, представление или рекомендации (не обязательные документы), в особых случаях – направление на работу (для молодых специалистов, участников специальных федеральных и региональных программ обеспечения кадрами и т.п.);
• уведомление работника о целях обработки его персональных данных;
• согласие работника на обработку персональных данных; – копии документов об образовании, специальности и квалификации;
• трудовой договор (экземпляр работодателя, на котором помимо подписи работника, как стороны договора, должна быть оформлена отметка о том, что он получил свой экземпляр этого документа (также под роспись));
• соглашение о конфиденциальности/неразглашении информации, которая может стать известной сотруднику в процессе выполнения его трудовой функции (экземпляр работодателя); – копия приказа о приеме на работу с отметкой об ознакомлении, проставленной работником;
• экземпляр или копия должностной инструкции с отметкой об ознакомлении и получении экземпляра/копии работником (экземпляр работодателя при необходимости, особенно если оформляется индивидуальная должностная инструкция).

Далее в прямой хронологической последовательности в личное дело формируются по мере их составления все документы/копии, отражающие все изменения трудового договора и развитие трудовых отношений с работником, например:

• предложения и уведомления работодателя об изменении условий трудового договора (экземпляр работодателя с отметкой работника об ознакомлении или с актом (либо соответствующей отметкой на уведомлении) об отказе работника от ознакомления);
• заявление работника о постоянном переводе на другую работу (письменное согласие работника);
• дополнительные соглашения к трудовому договору (экземпляр работодателя с такой же отметкой работника о том, что он получил экземпляр документа);
• копия приказа о постоянном переводе работника (с отметкой об ознакомлении работника);
• акты приема-передачи дел работником по прежней и текущей должности (экземпляры работодателя с подписью работника и отметкой о том, что экземпляр акта он получил на руки);
• другие подлинные документы или копии с подписью работника и/или его отметкой об ознакомлении, фиксирующие все аспекты трудовой деятельности работника.

В случае увольнения работника последними документами личного дела будут те, что отражают данный факт, например: при увольнении по собственному желанию это заявление сотрудника и приказ (с отметкой работника об ознакомлении), дополнительно может быть и соглашение о расторжении трудового договора (экземпляр работодателя). В связи с переходом на ведение электронных трудовых книжек в личное дело рекомендуется подшивать уведомление со стороны работодателя о переходе на ведение трудовых книжек в электронном виде (с отметкой о его получении работником) и заявление работника (о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или ведении ее в электронной форме).

Электронные документы по личному составу, передаваемые на хранение, должны соответствовать требованиям к их архивному формату (п. 141 Правил хранения 2023).

Обратите внимание!

В соответствии с п. 58 Правил хранения 2023 «Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено». Однако сам приказ об увольнении может содержать информацию об иных датах увольнения, в деле могут оказаться документы, образовавшиеся в течение 2 недель после издания приказа об увольнении и т.д. В таком случае под датой с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за … год(ы)». Аналогичная запись делается в соответствующей графе описи личных дел.  при этом крайние даты дела остаются неизменными.

Дела по личному составу включаются в описи дел по личному составу (приложение № 10 к Правилам хранения 2023).

Электронные документы включаются в описи электронных документов по личному составу (приложение № 12 к Правилам хранения 2023).

Для справки:

Личные дела государственных и муниципальных служащих подлежат передаче на архивное хранение спустя 10 лет после их увольнения (п.47 Правил хранения 2023) оформляются согласно:

• указу Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. № 640 “О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы”;
• указу Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 “Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела”.

П. 11 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, предусмотрено, что заголовками разделов могут являться наименования структурных подразделений, либо наименования функций и направлений деятельности. Одновременное использование указанных признаков не является корректным.

При построении номенклатуры дел по структурному признаку рекомендуется опираться на штатное расписание или утвержденную структуру организации. При этом, при необходимости, в разделы номенклатуры могут быть включены документы постоянно действующих коллегиальных органов. Например, ученый секретарь является одним из представителей руководства, он ответствен за организацию и проведение заседаний ученого совета, документация по другим вопросам, которые касаются выполнения его должностных обязанностей, откладывается в деятельности других структурных подразделений. Таким образом, целесообразно назвать раздел в номенклатуре «Ученый совет».

В случае, если какое-либо структурное подразделение отвечает за организацию и проведение мероприятий в рамках какой-либо межведомственной рабочей группы, в разделе этого структурного подразделения возможно выделить раздел, заголовком которого будет наименование этой рабочей группы.

При этом следует иметь в виду, что искусственное выделение разделов в номенклатуре дел является ошибкой. Так, если конкретные должностные лица не обеспечивают сохранность конкретных документов, то выделение раздела «Руководство» будет излишним. Например, если в структуре организации предусмотрен «Отдел делопроизводства» и основные организационно-распорядительные документы формируются в дела и хранятся в нем, то номенклатура дел должна отображать.

Экспертная комиссия (в т.ч. центральная экспертная комиссия) организации согласует:

• номенклатуры дел организации (т.н. сводные номенклатуры дел);
• описи (годовые разделы описей) дел, документов, описи электронных документов;
• акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• акты о неисправимых повреждениях архивных документов и акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;
• для научно-технической документации – перечни проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение.

См. п. 19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; п. 6.2 Примерного положения об экспертной комиссии организации, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 г. № 43.

Экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения утверждает (после согласования с экспертной комиссией организации):

• номенклатуры дел организаций;
• описи дел, документов, описи электронных документов организаций;
• акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• акты о неисправимых повреждениях архивных документов и акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;
• для научно-технической документации – перечни проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение.

См. п. 30 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; п. 8.1 Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, утв. приказом Росархива от 13 июня 2018 г. № 62; п.; п. 8.1 Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утв. приказом Росархива от 13.06.2018 № 63

Если документы на бумажном носителе и электронные документы объединены общим заголовком дела и сроком хранения дела по номенклатуре, то они составляют так называемое «гибридное» дело.

Порядок формирования таких дел представлен в разделе XI Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77: Документы на бумажном носителе, отнесенные к таким делам, подлежат оцифровке и включению в электронное дело на этапе его формирования в делопроизводстве. Электронные документы и электронные копии документов на бумажном носителе составляют первый (отдельный) том дела, документы на бумажном носителе формируются во второй и последующие тома. Соответствующая информация указывается в примечании к заголовку дела по номенклатуре.

Подлинные документы на бумажном носителе подлежат хранению в течение установленных сроков хранения вне зависимости от того были ли они оцифрованы. Электронные документы подлежат хранению в течение установленных сроков хранения также вне зависимости от того были ли они распечатаны.